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                                            PORTARIA Nº 835 de 2 de abril de 2013

A Reitora da Universidade Federal de São Paulo, Profª. Drª. Soraya Soubhi Smaili, considerando a decisão do Conselho Universitário em sua reunião ordinária de 13 de março de 2013, no uso de suas atribuições determina:

Art. 1º Fica criado o Escritório Técnico de Apoio à Gestão e Assuntos Estratégicos (ETAGAE), integrante da Reitoria da UNIFESP.

Parágrafo único: O ETAGAE é o órgão técnico, com função de assessoramento, cujo objetivo é apoiar e orientar a Universidade nas questões relacionadas à administração, gestão pública e direito administrativo, auxiliando no processo decisório e atuando na condução de assuntos estratégicos.

Art. 2º São atribuições do ETAGAE:

I – apoiar a Reitoria, as pró-reitorias e as diretorias de campi em assuntos técnicos e normativos realizando diagnósticos e propondo soluções;

II – subsidiar decisões com informações técnicas e gerenciais;

III – atuar de forma estratégica sempre que solicitado;

IV – colaborar em procedimentos complexos como licitações de grande porte;

V- coordenar projetos institucionais, quando houver determinação nesse sentido;

VI – organizar e coordenar, em conjunto com a ProAdm, as câmaras técnicas de gestão;

VII – participar de comissões e outros colegiados, sempre que solicitado;

VIII – acompanhar as atualizações da legislação e dispositivos normativos, informando em curto prazo as áreas correlacionadas sobre a necessidade de cumprimento dos dispositivos normativos.

Art. 3º O ETAGAE terá a seguinte estrutura funcional:

I – Assessoria de Normas Legais e Procedimentos Administrativos;

II – Assessoria de Assuntos de Gestão;

III – Coordenadoria Administrativa do Complexo da Reitoria e Administração Central;

IV – Secretaria.

Parágrafo único: as Câmaras Técnicas de Gestão serão tecnicamente vinculadas ao ETAGAE.

Art. 4º São atribuições da Assessoria de Normas Legais e Procedimentos Administrativos:

I – articular-se com a Assessoria de Assuntos de Gestão e a Procuradoria Federal com vistas ao aprimoramento das normas relativas a procedimentos administrativos;

II - participar das reuniões das câmaras técnicas para apoio técnico, sempre que solicitada;

III – auxiliar as pró-reitorias e demais órgãos da instituição a elaborar consultas à Procuradoria Federal;

IV – elaborar minuta de textos normativos;

V – assessorar na elaboração de minutas de editais de licitação, contratos, convênios e demais avenças.

Parágrafo único: Não compete à Assessoria de Normas Legais e Procedimentos Administrativos o exercício de atribuições da Procuradoria Federal, constantes do art. 115, do Regimento Geral da Universidade Federal de São Paulo.

Art. 5º São atribuições da Assessoria de Assuntos de Gestão:

I – propor modelos e soluções técnicas em gestão e administração;

II – assessorar na elaboração e análise de relatórios gerenciais;

III – realizar acompanhamento e análise de cenários nos diversos ambientes para elaboração de pareceres técnicos;

IV – articular, em conjunto com a ProAdm, propostas de encaminhamentos gerenciais para atendimento a apontamentos de órgãos de controle;

V – assessorar na formalização de processos administrativos vinculados à licitações, dispensas e inexigibilidades;

VI – consolidar e analisar informações para apoio à decisão;

VII – realizar análises técnicas orçamentárias e financeiras;

VIII – participar das reuniões das câmaras técnicas para apoio operacional estratégico, em especial na documentação dos processos.

Art. 6º São atribuições das câmaras técnicas de gestão:

I – elaborar normas e procedimentos, buscando sempre que possível a padronização;

II – mapear e descrever os processos relativos às áreas de atuação;

III – acompanhar o processo de planejamento das áreas;

IV – estabelecer políticas de gestão relativas a compras, estoques, sanções contratuais e congêneres;

V – propor modelos de avaliação para o desempenho das áreas correlacionadas, aplicá-los e apresentá-los aos órgãos superiores;

VI – propor modelos de relatórios de gestão e formas de coleta dos dados gerenciais;

VII – propor temas para capacitação das áreas.

§ 1º Terão participação nas câmaras técnicas:

I - os diretores de departamento da Pró-Reitoria de Administração;

II – os diretores administrativos dos campi;

III – os chefes de divisões administrativas que atuam nas áreas técnicas;

IV – convidados, representando pró-reitorias, setores e unidades administrativas.

§ 2º As câmaras técnicas de gestão serão especificamente criadas por meio de portaria própria.

Art. 7º São atribuições da Coordenadoria Administrativa do Complexo da Reitoria e Administração Central:

I – realizar a gestão das atividades relacionadas ao funcionamento do edifício da Reitoria;

II – realizar o planejamento de consumo de materiais e serviços, providenciando sua contratação;

III – fiscalizar e gerenciar os contratos terceirizados e convênios necessários para o bom funcionamento do Complexo da Reitoria e Administração Central;

IV – zelar pela infraestrutura do Edifício da Reitoria;

V – realizar a execução orçamentária e liquidação das despesas do Complexo da Reitoria e Administração Central;

VI – prover a gestão dos recursos humanos lotados no Complexo da Reitoria e Administração Central;

VII – registrar e controlar o patrimônio do complexo;

VIII – realizar o recebimento, estocagem, controle e distribuição de materiais;

IX - demais atividades relacionadas ao funcionamento do Complexo da Reitoria e Administração Central.

Parágrafo único: Para efeitos desta Portaria considera-se:

I – Complexo da Reitoria e Administração Central: conjunto de instalações e estruturas nela em funcionamento, entre elas Reitoria, pró-reitorias, secretarias especiais e demais órgãos nela abrigados;

II - Divisões Administrativas: estruturas funcionais encarregadas da gestão de atividades especializadas de administração.

Art. 8º A Coordenadoria Administrativa do Complexo da Reitoria e Administração Central tem a seguinte estrutura, com as respectivas finalidades:

I – Coordenação, que tem por missão a coordenação e supervisão das divisões administrativas a ela vinculadas.

II - Divisão de Materiais e Compras, que tem por missão o planejamento e controle de todos os materiais necessários ao Complexo da Reitoria e Administração Central, incluindo sua aquisição, recebimento, estocagem, distribuição, incorporação e controle, no padrão de qualidade e excelência.

III – Divisão de Controladoria, que tem por missão a gestão do processo contábil-financeiro e envolve desde o planejamento orçamentário, a execução da despesa, o registro contábil e o controle financeiro, das despesas relativas ao Complexo da Reitoria e Administração Central.

IV – Divisão de Serviços, que tem por missão coordenar reformas e serviços de manutenção, e realizar a gestão eficiente dos serviços oferecidos aos clientes internos, de forma a atender as necessidades buscando um padrão de qualidade e excelência, de forma continua, no Complexo da Reitoria e Administração Central.

V – Divisão de Contratos, Convênios e Imóveis, que tem por missão o planejamento e controle dos contratos, convênios e imóveis do Complexo da Reitoria e Administração Central, acompanhando todo o processo envolvido.

VI – Divisão de Recursos Humanos, que tem por missão realizar a gestão eficiente das áreas de administração de pessoal do Complexo da Reitoria e Administração Central buscando um padrão de qualidade e excelência, de forma continua.

Art. 9. São atribuições da Divisão de Gestão de Materiais:

I – coordenar, controlar as atividades da Divisão a fim de garantir o bom funcionamento, pertinente à gestão de compras, suprimentos e ao controle e registro patrimoniais;

II – emitir relatórios gerenciais que integram o Relatório de Gestão;

III – acompanhar as verificações de auditoria relativas à competência da Divisão;

IV – gerenciar os Sistemas corporativos da área de Materiais;

V – atuar para classificação, padronização e codificação de materiais de consumo;

VI – elaborar a necessidade anual para provimentos de materiais de consumo a partir das previsões de demanda;

VII – promover a melhoria contínua dos processos licitatórios;

VIII – atuar de forma sistemática para a capacitação e o aperfeiçoamento dos pregoeiros e demais servidores;

IX – realizar a gestão dos processos administrativos até que se efetive a contratação;

X – controlar as atas de Registro de Preços;

XI – solicitar aplicação de penalidades a fornecedores.

Parágrafo único: A Divisão de Materiais e Compras é composta pelas seguintes áreas:

I – Compras;

II – Almoxarifado;

III – Patrimônio.

Art. 10. São atribuições da Divisão de Controladoria:

I – planejar, organizar, coordenar e controlar as atividades da Divisão;

II – acompanhar e controlar o orçamento aprovado pelo MEC e os termos de cooperação com órgãos federais, de forma a assegurar a aplicação devida dos recursos alocados em conformidade com a legislação vigente.

III – coordenar as atividades para execução, acompanhamento e controle dos recursos orçamentários, adequando a execução orçamentária das verbas orçamentárias e extra orçamentárias.

IV – coordenar as atividades para o planejamento e gerenciamento dos recursos orçamentários

V – informar ao Departamento de Gestão Orçamentária os dados e indicadores necessários.

VI – promover os controles e acompanhar as atividades financeiras do Complexo da Reitoria e Administração Central;

VII – examinar e exercer o controle sobre os recursos a receber e recebido, bem como os pagamentos a realizar e realizado;

VIII – apresentar, nos prazos legais, o fluxo de caixa, o balanço financeiro e outros relatórios exigidos;

IX – elaborar o relatório de atividades da Divisão.

X – atuar de forma sistemática para a capacitação e o aperfeiçoamento dos servidores.

Parágrafo único: A Divisão de Controladoria é composta pelas seguintes áreas:

I – Planejamento e Orçamento;

II – Despesa e Contabilidade;

III – Gestão Financeira.

Art. 11. São atribuições da Divisão de Serviços:

I – planejar, coordenar e controlar as atividades das áreas de infraestrutura;

II – promover a melhoria contínua do acompanhamento de execução de reformas e serviços de manutenção;

III – gerenciar as atividades das áreas;

IV – controlar e fiscalizar os projetos e serviços quanto aos prazos de execução e às prioridades definidas pela direção administrativa;

V – responder pela infraestrutura e manutenção predial do Complexo da Reitoria e Administração Central;

VI – elaborar relatórios gerenciais;

VII – atuar de forma sistemática para a capacitação e o aperfeiçoamento dos servidores.

Parágrafo único: A Divisão de Serviços é composta pelas seguintes áreas:

I – Limpeza;

II – Vigilância;

III – Transporte e logística;

IV – Manutenção;

V – Zeladoria;

VI – Comunicação e Protocolo;

VII – Outros serviços de apoio, tais como copeiragem, recepção, portaria e bedéis.

Art. 12. São atribuições da Divisão de Contratos e Convênios:

I – promover a melhoria contínua da gestão dos contratos, convênios e imóveis;

II – gerenciar as atividades das áreas;

III – oferecer orientações técnicas e informações a todos os setores quanto aos procedimentos necessários à formalização de contratos, convênios e imóveis;

IV – atuar de forma sistemática para a capacitação e o aperfeiçoamento dos servidores;

V – notificar irregularidades ao Diretor Administrativo;

VI – executar os processos de aplicações de sanções contratuais;

VII – orientar os gestores e fiscais de contratos;

VIII – controlar processos de pagamento de aluguéis;

IX – subsidiar com informações ao DA.

Parágrafo único: A Divisão de Contratos, Convênios e Imóveis é composta pelas seguintes áreas:

I – Contratos;

II – Convênios;

III – Imóveis.

Art. 13. São atribuições da Divisão de Recursos Humanos:

I – coordenar, controlar as atividades das áreas a fim de garantir o bom funcionamento da divisão, pertinente à administração de pessoal;

II – elaborar relatórios de gestão;

III – atuar de forma sistemática para a capacitação e o aperfeiçoamento dos servidores.

Parágrafo único: A Divisão de Recursos Humanos é composta pelas seguintes áreas:

I – Freqüência;

II – Cadastro;

III – Estagiários;

IV – Concursos.

Art. 14 Ficam criadas as Divisões elencadas nos artigos 8°, nos termos dos artigos 9 a 13, e autorizada sua implantação conforme viabilização de estrutura.

Art. 15 As Câmaras Técnicas elencadas no parágrafo único do artigo 3° e no artigo 6 ° desta Portaria serão criadas no âmbito da Pro Reitoria de Administração, a partir do que torna-se eficaz o descrito nos referidos artigos.

Art. 16 Esta Portaria entra em vigor no ato da sua publicação e revoga toda disposição em contrário.

 Profª Drª Soraya Soubhi Smaili

Reitora

  Documento    assinado no original
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 Publicado BI/DRH de 19/04/2013