PORTARIA Nº 835 de 2 de abril de 2013
A Reitora da Universidade Federal de São Paulo, Profª. Drª. Soraya Soubhi Smaili, considerando a decisão do Conselho Universitário em sua reunião ordinária de 13 de março de 2013, no uso de suas atribuições determina:
Art. 1º Fica criado o Escritório Técnico de Apoio à Gestão e Assuntos Estratégicos (ETAGAE), integrante da Reitoria da UNIFESP.
Parágrafo único: O ETAGAE é o órgão técnico, com função de assessoramento, cujo objetivo é apoiar e orientar a Universidade nas questões relacionadas à administração, gestão pública e direito administrativo, auxiliando no processo decisório e atuando na condução de assuntos estratégicos.
Art. 2º São atribuições do ETAGAE:
I – apoiar a Reitoria, as pró-reitorias e as diretorias de campi em assuntos técnicos e normativos realizando diagnósticos e propondo soluções;
II – subsidiar decisões com informações técnicas e gerenciais;
III – atuar de forma estratégica sempre que solicitado;
IV – colaborar em procedimentos complexos como licitações de grande porte;
V- coordenar projetos institucionais, quando houver determinação nesse sentido;
VI – organizar e coordenar, em conjunto com a ProAdm, as câmaras técnicas de gestão;
VII – participar de comissões e outros colegiados, sempre que solicitado;
VIII – acompanhar as atualizações da legislação e dispositivos normativos, informando em curto prazo as áreas correlacionadas sobre a necessidade de cumprimento dos dispositivos normativos.
Art. 3º O ETAGAE terá a seguinte estrutura funcional:
I – Assessoria de Normas Legais e Procedimentos Administrativos;
II – Assessoria de Assuntos de Gestão;
III – Coordenadoria Administrativa do Complexo da Reitoria e Administração Central;
IV – Secretaria.
Parágrafo único: as Câmaras Técnicas de Gestão serão tecnicamente vinculadas ao ETAGAE.
Art. 4º São atribuições da Assessoria de Normas Legais e Procedimentos Administrativos:
I – articular-se com a Assessoria de Assuntos de Gestão e a Procuradoria Federal com vistas ao aprimoramento das normas relativas a procedimentos administrativos;
II - participar das reuniões das câmaras técnicas para apoio técnico, sempre que solicitada;
III – auxiliar as pró-reitorias e demais órgãos da instituição a elaborar consultas à Procuradoria Federal;
IV – elaborar minuta de textos normativos;
V – assessorar na elaboração de minutas de editais de licitação, contratos, convênios e demais avenças.
Parágrafo único: Não compete à Assessoria de Normas Legais e Procedimentos Administrativos o exercício de atribuições da Procuradoria Federal, constantes do art. 115, do Regimento Geral da Universidade Federal de São Paulo.
Art. 5º São atribuições da Assessoria de Assuntos de Gestão:
I – propor modelos e soluções técnicas em gestão e administração;
II – assessorar na elaboração e análise de relatórios gerenciais;
III – realizar acompanhamento e análise de cenários nos diversos ambientes para elaboração de pareceres técnicos;
IV – articular, em conjunto com a ProAdm, propostas de encaminhamentos gerenciais para atendimento a apontamentos de órgãos de controle;
V – assessorar na formalização de processos administrativos vinculados à licitações, dispensas e inexigibilidades;
VI – consolidar e analisar informações para apoio à decisão;
VII – realizar análises técnicas orçamentárias e financeiras;
VIII – participar das reuniões das câmaras técnicas para apoio operacional estratégico, em especial na documentação dos processos.
Art. 6º São atribuições das câmaras técnicas de gestão:
I – elaborar normas e procedimentos, buscando sempre que possível a padronização;
II – mapear e descrever os processos relativos às áreas de atuação;
III – acompanhar o processo de planejamento das áreas;
IV – estabelecer políticas de gestão relativas a compras, estoques, sanções contratuais e congêneres;
V – propor modelos de avaliação para o desempenho das áreas correlacionadas, aplicá-los e apresentá-los aos órgãos superiores;
VI – propor modelos de relatórios de gestão e formas de coleta dos dados gerenciais;
VII – propor temas para capacitação das áreas.
§ 1º Terão participação nas câmaras técnicas:
I - os diretores de departamento da Pró-Reitoria de Administração;
II – os diretores administrativos dos campi;
III – os chefes de divisões administrativas que atuam nas áreas técnicas;
IV – convidados, representando pró-reitorias, setores e unidades administrativas.
§ 2º As câmaras técnicas de gestão serão especificamente criadas por meio de portaria própria.
Art. 7º São atribuições da Coordenadoria Administrativa do Complexo da Reitoria e Administração Central:
I – realizar a gestão das atividades relacionadas ao funcionamento do edifício da Reitoria;
II – realizar o planejamento de consumo de materiais e serviços, providenciando sua contratação;
III – fiscalizar e gerenciar os contratos terceirizados e convênios necessários para o bom funcionamento do Complexo da Reitoria e Administração Central;
IV – zelar pela infraestrutura do Edifício da Reitoria;
V – realizar a execução orçamentária e liquidação das despesas do Complexo da Reitoria e Administração Central;
VI – prover a gestão dos recursos humanos lotados no Complexo da Reitoria e Administração Central;
VII – registrar e controlar o patrimônio do complexo;
VIII – realizar o recebimento, estocagem, controle e distribuição de materiais;
IX - demais atividades relacionadas ao funcionamento do Complexo da Reitoria e Administração Central.
Parágrafo único: Para efeitos desta Portaria considera-se:
I – Complexo da Reitoria e Administração Central: conjunto de instalações e estruturas nela em funcionamento, entre elas Reitoria, pró-reitorias, secretarias especiais e demais órgãos nela abrigados;
II - Divisões Administrativas: estruturas funcionais encarregadas da gestão de atividades especializadas de administração.
Art. 8º A Coordenadoria Administrativa do Complexo da Reitoria e Administração Central tem a seguinte estrutura, com as respectivas finalidades:
I – Coordenação, que tem por missão a coordenação e supervisão das divisões administrativas a ela vinculadas.
II - Divisão de Materiais e Compras, que tem por missão o planejamento e controle de todos os materiais necessários ao Complexo da Reitoria e Administração Central, incluindo sua aquisição, recebimento, estocagem, distribuição, incorporação e controle, no padrão de qualidade e excelência.
III – Divisão de Controladoria, que tem por missão a gestão do processo contábil-financeiro e envolve desde o planejamento orçamentário, a execução da despesa, o registro contábil e o controle financeiro, das despesas relativas ao Complexo da Reitoria e Administração Central.
IV – Divisão de Serviços, que tem por missão coordenar reformas e serviços de manutenção, e realizar a gestão eficiente dos serviços oferecidos aos clientes internos, de forma a atender as necessidades buscando um padrão de qualidade e excelência, de forma continua, no Complexo da Reitoria e Administração Central.
V – Divisão de Contratos, Convênios e Imóveis, que tem por missão o planejamento e controle dos contratos, convênios e imóveis do Complexo da Reitoria e Administração Central, acompanhando todo o processo envolvido.
VI – Divisão de Recursos Humanos, que tem por missão realizar a gestão eficiente das áreas de administração de pessoal do Complexo da Reitoria e Administração Central buscando um padrão de qualidade e excelência, de forma continua.
Art. 9. São atribuições da Divisão de Gestão de Materiais:
I – coordenar, controlar as atividades da Divisão a fim de garantir o bom funcionamento, pertinente à gestão de compras, suprimentos e ao controle e registro patrimoniais;
II – emitir relatórios gerenciais que integram o Relatório de Gestão;
III – acompanhar as verificações de auditoria relativas à competência da Divisão;
IV – gerenciar os Sistemas corporativos da área de Materiais;
V – atuar para classificação, padronização e codificação de materiais de consumo;
VI – elaborar a necessidade anual para provimentos de materiais de consumo a partir das previsões de demanda;
VII – promover a melhoria contínua dos processos licitatórios;
VIII – atuar de forma sistemática para a capacitação e o aperfeiçoamento dos pregoeiros e demais servidores;
IX – realizar a gestão dos processos administrativos até que se efetive a contratação;
X – controlar as atas de Registro de Preços;
XI – solicitar aplicação de penalidades a fornecedores.
Parágrafo único: A Divisão de Materiais e Compras é composta pelas seguintes áreas:
I – Compras;
II – Almoxarifado;
III – Patrimônio.
Art. 10. São atribuições da Divisão de Controladoria:
I – planejar, organizar, coordenar e controlar as atividades da Divisão;
II – acompanhar e controlar o orçamento aprovado pelo MEC e os termos de cooperação com órgãos federais, de forma a assegurar a aplicação devida dos recursos alocados em conformidade com a legislação vigente.
III – coordenar as atividades para execução, acompanhamento e controle dos recursos orçamentários, adequando a execução orçamentária das verbas orçamentárias e extra orçamentárias.
IV – coordenar as atividades para o planejamento e gerenciamento dos recursos orçamentários
V – informar ao Departamento de Gestão Orçamentária os dados e indicadores necessários.
VI – promover os controles e acompanhar as atividades financeiras do Complexo da Reitoria e Administração Central;
VII – examinar e exercer o controle sobre os recursos a receber e recebido, bem como os pagamentos a realizar e realizado;
VIII – apresentar, nos prazos legais, o fluxo de caixa, o balanço financeiro e outros relatórios exigidos;
IX – elaborar o relatório de atividades da Divisão.
X – atuar de forma sistemática para a capacitação e o aperfeiçoamento dos servidores.
Parágrafo único: A Divisão de Controladoria é composta pelas seguintes áreas:
I – Planejamento e Orçamento;
II – Despesa e Contabilidade;
III – Gestão Financeira.
Art. 11. São atribuições da Divisão de Serviços:
I – planejar, coordenar e controlar as atividades das áreas de infraestrutura;
II – promover a melhoria contínua do acompanhamento de execução de reformas e serviços de manutenção;
III – gerenciar as atividades das áreas;
IV – controlar e fiscalizar os projetos e serviços quanto aos prazos de execução e às prioridades definidas pela direção administrativa;
V – responder pela infraestrutura e manutenção predial do Complexo da Reitoria e Administração Central;
VI – elaborar relatórios gerenciais;
VII – atuar de forma sistemática para a capacitação e o aperfeiçoamento dos servidores.
Parágrafo único: A Divisão de Serviços é composta pelas seguintes áreas:
I – Limpeza;
II – Vigilância;
III – Transporte e logística;
IV – Manutenção;
V – Zeladoria;
VI – Comunicação e Protocolo;
VII – Outros serviços de apoio, tais como copeiragem, recepção, portaria e bedéis.
Art. 12. São atribuições da Divisão de Contratos e Convênios:
I – promover a melhoria contínua da gestão dos contratos, convênios e imóveis;
II – gerenciar as atividades das áreas;
III – oferecer orientações técnicas e informações a todos os setores quanto aos procedimentos necessários à formalização de contratos, convênios e imóveis;
IV – atuar de forma sistemática para a capacitação e o aperfeiçoamento dos servidores;
V – notificar irregularidades ao Diretor Administrativo;
VI – executar os processos de aplicações de sanções contratuais;
VII – orientar os gestores e fiscais de contratos;
VIII – controlar processos de pagamento de aluguéis;
IX – subsidiar com informações ao DA.
Parágrafo único: A Divisão de Contratos, Convênios e Imóveis é composta pelas seguintes áreas:
I – Contratos;
II – Convênios;
III – Imóveis.
Art. 13. São atribuições da Divisão de Recursos Humanos:
I – coordenar, controlar as atividades das áreas a fim de garantir o bom funcionamento da divisão, pertinente à administração de pessoal;
II – elaborar relatórios de gestão;
III – atuar de forma sistemática para a capacitação e o aperfeiçoamento dos servidores.
Parágrafo único: A Divisão de Recursos Humanos é composta pelas seguintes áreas:
I – Freqüência;
II – Cadastro;
III – Estagiários;
IV – Concursos.
Art. 14 Ficam criadas as Divisões elencadas nos artigos 8°, nos termos dos artigos 9 a 13, e autorizada sua implantação conforme viabilização de estrutura.
Art. 15 As Câmaras Técnicas elencadas no parágrafo único do artigo 3° e no artigo 6 ° desta Portaria serão criadas no âmbito da Pro Reitoria de Administração, a partir do que torna-se eficaz o descrito nos referidos artigos.
Art. 16 Esta Portaria entra em vigor no ato da sua publicação e revoga toda disposição em contrário.
Profª Drª Soraya Soubhi Smaili
Reitora
Documento assinado no original
Publicado BI/DRH de 19/04/2013